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Dicas de e-mail para candidatos a primeiro emprego

Se você é novo na força de trabalho, o email pode ser difícil. Por um lado, é necessário manter contato com colegas de trabalho e fazer as coisas. Por outro lado, existem muitas regras não escritas que podem te atrapalhar e atrasá-lo.

Fatores como o setor, a cultura da empresa e o trabalho em casa afetam a maneira como você usa o e-mail. É importante acertar.

“É a comunicação empresarial fundamental. É como as pessoas costumam conhecer pessoas pela primeira vez. . . é absolutamente crítico, é uma das habilidades mais importantes que você pode cultivar ”, diz Dan Post-Senning, um especialista em etiqueta do Instituto Emily Post .

E-mail pode parecer apenas fatos e números, mas, na verdade, trata-se de construir relacionamentos. Mas como um novo trabalhador, quando se trata de e-mail etiqueta, você não sabe o que você não sabe. Para ajudá-lo a entender melhor o status de novo funcionário (e marcar pontos com seu gerente), aqui estão oito dicas de e-mail para viver:

1. Saiba o que você quer e peça por isso.

Todo e-mail enviado deve ter um objetivo claramente definido. Cadeias de e-mail longas, perguntas não respondidas e solicitações pouco claras podem transformar o e-mail de uma ferramenta de trabalho útil em um impedimento de produtividade. Os funcionários de primeira viagem podem se destacar e manter as atribuições em movimento, terminando os e-mails com uma chamada para ação e um prazo. Quanto mais específico você puder ser, melhor. Por exemplo, dizer “Eu adoraria seu feedback nas páginas 16 a 20 do meu relatório da EOD Friday” é muito melhor do que “deixe-me saber o que você pensa”.

 2. Leia o quarto.

Atingir um tom casual, mantendo-o profissional pode ser complicado. A melhor maneira de resolver esse problema é pegando pistas das pessoas ao seu redor. Por exemplo, você provavelmente não quer ser excessivamente formal se a pessoa com quem está falando for uma colega de trabalho – especialmente se você trabalha em um setor mais criativo ou descontraído. Como observa Post-Senning, isso pode introduzir distâncias que podem impactar negativamente sua relação de trabalho na vida real.

Também é importante aderir às práticas recomendadas específicas da empresa. Por exemplo, se é padrão incluir uma sentença TL; DR (muito longa, não leu) no topo de e-mails longos, esquecer de escrever um pode gerar confusão ou tempos de resposta mais longos. Peça conselhos a profissionais mais experientes ou pessoas que trabalharam na empresa por alguns anos, que podem ajudá-lo a se encaixar no espaço de trabalho.

“Todos nós nos comunicamos de diferentes maneiras, e se você pensar apenas em como você prefere se comunicar e não em como o destinatário prefere se comunicar, provavelmente terá uma conversa muito unilateral”, diz Kat Boogaard , do Wisconsin. escritor freelance baseado.

3. Obtenha uma segunda opinião.

Você nunca quer que seus e-mails tenham erros de digitação ou frases estranhas. Não só podem impedir a comunicação, mas também podem parecer menos profissionais. Mas pequenos erros podem ser difíceis de detectar quando você está editando seu próprio trabalho. É por isso que é útil pedir a alguém para ler seu rascunho, principalmente para e-mails importantes, para sinalizar qualquer problema antes de enviar o envio. Ou, se preferir, pegue uma página de Kiera Wright-Ruiz, gerente de mídia social dos Guias Locais do Google , e use um leitor de texto para fala para ouvir erros facilmente.

4. Verifique a negatividade na porta.

A comunicação escrita pode parecer mais negativa do que você pretende. E se você tem sentimentos negativos sobre o e-mail ou está lidando com um assunto difícil, conseguir o equilíbrio certo pode ser difícil, especialmente como um novo funcionário.

“Você pode estar mais emocionalmente inclinado a responder a alguém quando está chateado, ou você nem sabe que está saindo agressivo passivamente em um e-mail”, diz Wright-Ruiz. “[Pergunte a si mesmo] se isso foi compartilhado com o seu gerente, é algo com o qual você se sente totalmente legal? E se a resposta for sim, então você está bem. ”

5. Seja oportuna.

Entre orientação, familiarizando-se com o escritório, e se atualizando em seu novo trabalho, pode ser tentador deixar que os emails deslizem. Para a maioria dos emails, tente manter um tempo de resposta de 24 horas. Se você precisar de mais tempo, envie uma nota de agradecimento rápida e avise quando você puder fornecer o que precisar. Dito isso, você não precisa responder a todos os e-mails, principalmente se não forem solicitados.

6. Mantenha visuais em mente.

“Ninguém quer se deparar com uma parede de texto gigantesca, parecida com a guerra e a paz”, diz o escritor freelancer Boogaard. Mas haverá momentos em que e-mails mais longos são inevitáveis. Você terá mais chances de obter a resposta que procura se concentrar-se em escrever parágrafos curtos, usar marcadores e informações importantes em negrito. Quanto mais tempo o e-mail, mais importante é torná-lo passível de skimmable.

7. Seja esperto sobre os follow-ups.

É perfeitamente aceitável enviar um lembrete rápido quando precisar de uma resposta de alguém. Mas o contexto determina quanto tempo você deve esperar para enviar um e-mail de acompanhamento. Se você está esperando algo de um colega, é razoável ter uma janela de 24 a 48 horas para acompanhamento. Por outro lado, se você enviar um e-mail a alguém com frio, é melhor esperar uma semana ou duas antes de voltar para trás para evitar incomodar o destinatário. E algumas pessoas não respondem ao e-mail. Se possível, peça o método de comunicação preferido e defina as expectativas antecipadamente.

8. Dê um tempo a si mesmo.

E-mail é uma ótima ferramenta para comunicação, mas a perfeição não é o objetivo. É sobre construir relacionamentos e fazer as coisas. Levará algum tempo para desenvolver seu conjunto de habilidades de e-mail. Como o escritor freelancer Boogaard coloca, “E-mail provavelmente não vai te matar, então respire fundo. Tudo ficará bem.”

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