4 estratégias para aumentar a sua produtividade

Não importa o quão cedo você acorda, pode parecer que nunca há horas suficientes no dia para fazer tudo. É claro que é seu trabalho, suas refeições, seus relacionamentos, seu sono, e sua fila do Netflix.

Aqui estão minhas quatro principais técnicas para vencer a procrastinação , manter o foco e maximizar o seu dia – não importa o que você faça.

 

1. Escolha um sistema – e se atenha a ele

Quando comecei a trabalhar como freelancer, não tinha um programa de produtividade. Fazia uso de um bloco de notas para acompanhar as tarefas atuais e, enquanto trabalhava, simplesmente descia a lista e verificava as coisas.

Mas, é claro, essa configuração significava que eu estava frequentemente lidando com projetos de baixa prioridade antes de projetos mais importantes ou urgentes. Então mudei para minha lista para Todoist . Este aplicativo gratuito permite atribuir prazos e status de prioridade às suas tarefas, tornando óbvio o que você deve trabalhar a qualquer momento.

Desde o salto, consegui entregar centenas de artigos e ensaios para clientes e professores, respectivamente, sem nunca perder um prazo.

Você definitivamente não precisa usar o Todoist (ou qualquer outro aplicativo) para ser produtivo. No entanto, ter algum tipo de sistema é essencial. Pode ser GTD , mapeamento de energia,  ou a regra 1-3-5 – apenas não exagere, ou você (literalmente) desperdiçará seu tempo.

 

2. Descubra como você usa o seu tempo

A maioria das pessoas se considera razoavelmente produtiva. Com certeza – até começar a rastrear meu tempo. Descobri que passava horas por dia lendo postagens de blog, percorrendo o LinkedIn e o Twitter e olhando projetos no Behance e no Dribble. Como não estava no Facebook ou no Instagram, não sentia que estava perdendo tempo, mas não há dúvida de que poderia estar aproveitando melhor essas horas.

É por isso que recomendo sinceramente o uso de uma ferramenta de rastreamento de tempo. O meu favorito é RescueTime : a versão gratuita informa exatamente quanto tempo você gasta em sites e aplicativos individuais e classifica sua atividade de “muito produtiva” a “muito procrastinadora”. Você também pode definir metas, como “80% do tempo que passo on-line será produtivo”.

Toggl é uma alternativa sólida ao RescueTime. Ao contrário do RescueTime, que está sempre em execução, o Toggl somente rastreia seu tempo quando você clica no timer do aplicativo. Você pode categorizar seu tempo por projeto (por exemplo, “pesquisa para a peça da Smithsonian Magazine”), por tag ou por ambos.

Além disso, o Toggl vem com um temporizador Pomodoro, que é útil se você gosta de trabalhando em sprints com descansos periódicos .

 

3. Pare de cair nas armadilhas da Internet

Como o controle de tempo me mostrou, e como você provavelmente já sabe, é incrivelmente fácil sair do foco quando se está na internet. Sempre que me deparava com algo que desperta minha curiosidade – seja um artigo interessante, um site interessante ou uma notícia de última hora -, me sinto compelido a pausar o que estava fazendo e dar uma olhada, apenas por um minuto ou cinco, ou 30.

O problema? Não só estava atrasando minha tarefa original, mas a pesquisa mostra que pulando entre atividades não relacionadas diminui temporariamente o seu QI e aumenta o seu nível de estresse. Não é bom.

Então, decidi estabelecer uma nova rotina. Fiz o download do Pocket , um aplicativo que permite salvar artigos, páginas da web e vídeos para ler mais tarde. ( Feedly e A extensão da web do Evernote também são ótimas opções.) Toda vez que encontro um link intrigante, salvo no Pocket e continuo com o meu trabalho.

No final do dia, quando minhas reservas de energia são basicamente esgotadas e eu só quero relaxar, vou abrir o Pocket e navegar por tudo o que marquei. E se o salvamento de links não ajuda a parar as distrações, pense em extensões de navegador como o StayFocusd para Chrome, que permitem bloquear sites específicos.

 

4. Mantenha uma lista contínua de pequenas tarefas

A cada hora que passo escrevendo, passo duas horas executando tarefas pequenas e bastante administrativas: envio de faturas , respondendo a e-mails, fazendo check-in com clientes e assim por diante.

Esteja você em uma função criativa ou mais técnica, provavelmente terá uma proporção semelhante de grandes projetos para pequenos, chatos, mas necessários. Descobri que é mais eficiente criar um banco dessas mini-tarefas e executá-las sempre que tiver um pequeno intervalo, em vez de limpar periodicamente minha lista de tarefas das pequenas coisas.

Atualmente, é quase impossível encontrar um profissional que não se sinta ocupado. Mas apenas porque você tem uma lista de tarefas, não significa que você precisa se sentir sobrecarregado. Com essas estratégias na manga, você pode realizar o que precisa – e ainda ter tempo para o seu entretenimento paralelo (ou algum Netflix).