13 dicas para seu e-mail não parar na lixeira

Poucas coisas podem manchar sua marca profissional como um e-mail mal escrito e mal formulado . Um clique no botão “Enviar” pode ser a diferença entre uma troca de negócios bem-sucedida e um possível problema de recursos humanos ou conflito entre colegas de trabalho. E embora os empreendedores enviem centenas de milhares de e-mails por dia, eles não devem ser tomados como garantidos.

Se você tem uma posição de gerência, seja um empreendedor ou um novato no escritório, aqui estão 13 coisas que você deve lembrar sobre o rótulo de e-mails comerciais.

1. Preste atenção ao “Assunto”

Escreva um assunto claro e conciso que reflita o corpo do email. Evite assuntos como “Hello”, “Touching Base” ou “for your information”, e nunca deixe esse espaço em branco.

2. Escreva uma saudação apropriada

Lembre-se que a abertura de um texto com um ” O que estava lá ” e ” Hey ” comunica uma grande falta de profissionalismo e maturidade. Comece o seu email com frases como ” Bom dia “, ” Boa tarde “, ” Boa tarde ” ou ” Olá “. ” Bom dia ” e ” Saudações ” são outras frases que são freqüentemente usadas na arena internacional.

3. Use uma introdução

Em culturas diretas como os EUA UU A melhor prática é o remetente se apresentar pelo seu primeiro e último nome com informações básicas nas primeiras linhas. Por exemplo:

“Prezada Sra. Mandell: Meu nome é Sharon Schweitzer, fundadora do Access to Culture; Fui referido por … “ou” Meu nome é Sharon Schweitzer e sou especialista em negócios internacionais e escrevo sobre … “

Isso é especialmente importante quando você se apresenta a novos contatos, clientes em potencial e empregadores que desejam saber como você recebeu suas informações de contato.

4. Conheça a cultura da pessoa que você está abordando

Ao enviar e-mails para pessoas de culturas diferentes da sua, é um protocolo adequado e uma boa prática para investigar os costumes do país. Por exemplo, no Japão, é educado, apropriado e usual consultar sobre o clima local na primeira frase de um email comercial. Pelo contrário, seria inadequado enviar um email apresentando um possível contato japonês. Em diferentes culturas, as apresentações são feitas apenas através de terceiros mutuamente respeitados devido ao costume. E-mails diretos são ignorados, excluídos, bloqueados e / ou marcados como lixo.

5. Não inclua humor e sarcasmo

Os e-mails podem ser facilmente interpretados através de texto sem contexto. O humor é específico para cada cultura. Evite usar piadas e sarcasmo em e-mails, pois o destinatário pode ficar confuso ou, pior, sentir-se ofendido.

6. Verifique novamente seus anexos

Quando você anexar um arquivo, pelo amor de Deus, seja gentil o suficiente para levar alguns segundos extras para ver que o que você está incluindo no e-mail é o arquivo correto. Isso mostra consideração pelo destinatário, economizando tempo e risco ao abrir anexos. Isso leva mais tempo? Sím Vale a pena? Definitivamente

7. NUNCA clique em “Responder a todos”

Evite usar “Responder a todos”, a menos que todos precisem saber o conteúdo da mensagem. Quando seu chefe envia um email a 10 membros da equipe para solicitar voluntários para um projeto de serviço comunitário, responda somente à pessoa que enviou o email inicial para os 10 membros.

8. Responda adequadamente

Responder dentro de 24 horas após receber um email é uma cortesia básica. Deixar alguém esperando por mais tempo e não apenas é percebido como rude, mas a longo prazo pode custar-lhe negócios. Se você deixou alguém involuntariamente esperando por mais de 24 horas ou circunstâncias atenuantes, explique educadamente a situação e expresse suas desculpas.

9. Não use emojis!

Aqueles pequenos ícones sorridentes são para mensagens de texto. Eles são inadequados e não profissionais em um email comercial. Emoticons podem desviar o email para um filtro de spam ou caixa de lixo eletrônico. E isso pode fazer você parecer imaturo e pouco profissional.

10. Proteja a privacidade de todos

O email é público. Mesmo que um e-mail seja excluído, os serviços online e programas de software podem acessar mensagens no disco rígido. Antes de clicar em “enviar”, considere o que pode acontecer se um colega de trabalho, seu concorrente, um empregador, a polícia, sua mãe ou qualquer destinatário indesejado ler sua mensagem. Pense desta maneira: “Como meu e-mail ficaria se fosse publicado no Facebook?”

11. Não seja negativo

Não é apropriado enviar comentários negativos por email. Um e-mail com letras maiúsculas puras denota raiva do emissor. Essas mensagens conflitantes causam desconforto por muito tempo depois que o email foi enviado e recebido. Se você precisar transmitir más notícias por e-mail, use palavras objetivas e indique fatos. A comunicação face a face é melhor quando más notícias são transmitidas.

12. Rever, revisar e revisar

Verifique e verifique os erros ortográficos e gramaticais do seu texto novamente. Essas pequenas falhas fazem com que você pareça não profissional e reduza a chance de que o e-mail enviado seja levado a sério. A maioria dos serviços de e-mail vem com muitas ferramentas profissionais, como corretor ortográfico. Use-os!

13. Não esqueça a conversa cara

Ao informar ao destinatário que uma resposta não é necessária, o ciclo de email não continua em perpetuidade. Feche com um ” Não há necessidade de responder “, ” Obrigado novamente “, ” Vejo você na reunião de terça-feira ” ou ” Por favor, deixe-me saber se posso ser útil ” quando você não exigir que a comunicação continue por e-mail.

Termine seu e-mail com um fechamento como ” Atenciosamente “, “Cordialmente “, ” Obrigado ” ou outra frase apropriada.